В крупных компаниях ситуация сложнее. Даже если отдел логистики пересел с таблиц на современную ERP-систему, нередко бывает так, что разные подразделения используют разные решения – кому как удобнее. Именно с такой ситуацией мы столкнулись в работе с клиентом.
В новом кейсе мы расскажем, как нам удалось «подружить» ERP-системы двух разных подразделений одной крупной компании и помочь клиенту снизить затраты на перевозки, несмотря на преграды со стороны законодательства и экономики в стране.
О клиенте и задачах
Клиент – российское представительство крупного американского конгломерата, который работает одновременно в нескольких отраслях: здравоохранение, пищевая, добывающая и перерабатывающая промышленность.
Задачи, на первый взгляд, стояли достаточно стандартные:
- настроить централизованный учет логистических процессов, сделать его максимально прозрачным;
- найти возможности для экономии и снизить затраты на грузоперевозки.
Проект был интересен тем, что наша TMS Artlogic впервые использовалась для того, чтобы объединить процессы двух разных подразделений одной компании.
Начало работы
В первую очередь мы встретились с представителями различных отделов компании: IT, customer service, и логистика. Уже тогда мы выявили различия в работе подразделений:
- как уже говорилось выше, подразделения работали в разных ERP-системах (iScala и Concord), соответственно различались и бизнес-процессы. Нам предстояло научиться работать в этих условиях: получать данные из ERP-систем и обрабатывать у себя;
- у каждого подразделения были свои продукты, поэтому объемно-весовые характеристики подсчитывались по-разному;
- для перевозок использовался разный транспорт и разные процессы доставки. Кроме того, в зависимости от подразделения TMS генерировала разные пакеты документов.
Когда мы начали внедрять систему, эти различия стали очевиднее. Пришлось потратить довольно много времени, чтобы придумать унифицированный процесс, который устроит всех. В то же время это принесло и пользу: каждое подразделение посмотрело на себя со стороны и задумалось, все ли они делают правильно или есть возможности для оптимизации.
В итоге мы согласовали единый бизнес-процесс для обоих подразделений. Систему решили внедрять в несколько этапов:
- интегрировали TMS с ERP-системами обоих подразделений;
- подключили транспортные компании и научили их пользоваться TMS;
- настроили интеграцию с системой управления складом (WMS);
- настроили вывод отчетов о ключевых KPI.
На каждом этапе мы собирали обратную связь от сотрудников клиента и на ее основе дорабатывали систему до тех пор, пока не получилось учесть все пожелания заказчика.
В итоге и мы, и клиент усвоили несколько ценных уроков:
- мы поняли, что не стоит формировать техническое задание на основе сразу всех требований клиента, так как в процессе интеграции они могут устареть. Для начала следует сосредоточиться только на тех, без которых пилотная версия не заработает, а остальные возможности внедрять постепенно;
- клиент на старте проекта понял, что формулирует требования недостаточно четко, в результате некоторые вещи приходилось дорабатывать или переделывать – впоследствии клиент стал грамотнее формулировать задачи и ожидаемый результат.
Результаты
По словам клиента, наша TMS помогла компании навести порядок в процессе доставки товара и вывела процесс работы транспортного отдела на новый уровень. Транспортные компании также остались довольны новым подходом: теперь им не нужно обмениваться сотнями писем и файлов с нами, так как вся работа ведется в системе.
Помимо этого, компания стала работать с перевозками оперативнее. TMS автоматически формирует документы (например, транспортные накладные), таким образом можно избежать ошибок, связанных с человеческим факторам, и разгрузить транспортного координатора.
Наша система помогла компании сократить расходы на логистику по двум направлениям:
- для каждой перевозки TMS выбирает оптимального провайдера – раньше это было практически невозможно, так как тарифы приходилось сравнивать, сопоставляя Excel-таблицы;
- транспортный координатор видит в системе все актуальные заказы от клиентов, что позволяет ему консолидировать заказы и организовывать так называемые «мультидропы» (маршруты с несколькими точками сброса).
В результате наш клиент смог снизить транспортные затраты на 10%, несмотря на введенный в то время «Платон» (+3% к стоимости перевозки), а также транспортную инфляцию в РФ на уровне 6%.
Если ваша компания ищет способ сократить затраты на логистику и оптимизировать работу с грузоперевозками, попробуйте нашу облачную TMS. Также рекомендуем подписаться на обновления нашего блога, чтобы первыми получать интересные и полезные материалы из мира логистики и грузоперевозок.
